Kontroler na 6!


Kontroler nigdy nie powinien działać wbrew własnym interesom, myląc rzetelność z nadgorliwością

 

Proces zatrudniania pracowników w urzędzie jest jednym z trudniejszych tematów do kontroli. Jednak nie jest to związane z merytorycznym obszarem prowadzonej kontroli, który bądźmy szczerzy do trudnych nie należy, tylko z czynnikami pozamerytorycznymi wynikającymi z uwarunkowań, w jakich urząd funkcjonuje.

Kontroler wewnętrzny jest więc w sytuacji, w której z jednej strony musi dobrze wykonać swoją pracę, a jednocześnie nie narażać się na przykre konsekwencje, kiedy wypunktuje wszystkie nieprawidłowości i osoby za nimi stojące.

Planując kontrolę procesu zatrudniania w urzędzie, należy mieć powyższe na uwadze i odpowiednio się do niej przygotować. Jednym z podstawowych elementów jest przeprowadzenie analizy i oceny ryzyka kontroli oraz określenie punktów krytycznych, wraz z ustaleniem dla nich zasad postępowania, w przypadku zmaterializowania się określonego ryzyka, stosownie do zaistniałej sytuacji.

Po przeprowadzeniu analizy obowiązujących uregulowań wewnętrznych, pod kątem ich zgodności z prawem powszechnym, kontrolujący przystępuje do badania dokumentacji źródłowej, jej zgodności z faktycznym przebiegiem procesu zatrudniania pracowników w urzędzie. Jeśli stwierdzi nieprawidłowości musi je odpowiednio udokumentować i opisać w protokole kontroli.

W celu uniknięcia pochopnych wniosków, należy każdą wątpliwość dogłębnie sprawdzić i zgromadzić wszystkie dokumenty odnoszące się do danej sytuacji, w tym niezbędne wyjaśnienia osób wykonujących poszczególne zadania w procesie zatrudniania.

Podstawowym elementem, o którym musi pamiętać każdy kontrolujący, jest to, że w kontroli nie wolno wychodzić poza zakres udzielonego upoważnienia. W przypadku stwierdzenia potrzeby sprawdzenia dokumentów niemieszczących się w zakresie kontroli, a więc zmiany obszaru kontroli, należy na piśmie zwrócić się do zarządzającego kontrolę kierownika urzędu o rozszerzenie obszaru kontroli, o dodatkowe, sprecyzowane ściśle przez kontrolującego, dokumenty niezbędne do prawidłowej oceny kontrolowanego procesu wraz z uzasadnieniem takiej potrzeby.

Zawsze trzeba pamiętać, że kontrolujący nie posiada uprawnień śledczych i nie może zastępować organów do tego powołanych. W przypadku stwierdzenia bądź podejrzenia popełnienia przestępstwa jest zobowiązany odpowiednio zabezpieczyć dokumentację i powiadomić kierownika urzędu o konieczności zgłoszenia tego faktu powołanym do takich działań organom.

Największym wrogiem kontrolującego jest skłonność do ferowania ocen przed ostatecznym zakończeniem kontroli oraz brak odpowiedniej komunikacji w procesie kontroli.

KSZTAŁCENIE USTAWICZNE

 

bannerek_na_prawa_biblioteka

WYDANIA PAPIEROWE

15_okladki_portal