Procedury sygnalizowania korupcji

ze_proc_sygn

Projekt ustawy o jawności życia publicznego wprowadza zupełnie nowe znaczenie „sygnalisty”. Określa go jako osobę zgłaszającą podejrzenie korupcji do prokuratury. Budzi to wiele kontrowersji. Przepisy nakazują wprowadzenie odpowiednich wewnętrznych procedur związanych ze zgłaszaniem i reagowaniem na propozycje korupcyjne i wkrótce będą one obowiązkiem prawnym, zagrożonym odpowiedzialnością karną za niestosowanie. Warto więc zastanowić się nad sposobem wdrożenia odpowiednich i skutecznych rozwiązań w tym zakresie.

ŹRÓDŁA INFORMACJI O NADUŻYCIACH I KORUPCJI

Systemy zgłaszania nieprawidłowości oraz podejrzeń nadużyć i korupcji od lat są znane i stosowane w wielu krajach i międzynarodowych koncernach. W Polsce, jak na razie, nie są powszechne, a bagatelizować tego rodzaju sposobu ujawniania nieprawidłowości nie można. Według badań przeprowadzonych w 2016 roku przez ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) najczęstszym źródłem informacji o nadużyciach i korupcji są właśnie anonimowe zgłoszenia od pracowników. Stanowią aż 39,1 proc. wszystkich źródeł informacji o nieprawidłowościach w firmie!

     Należy podkreślić, że organizacja ze skutecznymi sposobami identyfikacji ryzyka i zagrożeń, może być sprawniejsza i odporniejsza w przyszłości na ewentualne przypadki nadużyć, co przyczyni się z pewnością do wzrostu zaufania pracowników oraz podmiotów współpracujących (kontrahentów).

PROCEDURY ZGŁASZANIA PROPOZYCJI KORUPCJI

Przepisy ustawy wprowadzają obowiązek stosowania wewnętrznych procedur antykorupcyjnych przez jednostki finansów publicznych i co najmniej średnie przedsiębiorstwa. Wskazują na konieczność podejmowania organizacyjnych, kadrowych i technicznych środków antykorupcyjnych, podając przykładowy ich katalog. Jednym z takich środków, które będą trzeba będzie wprowadzić, jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur informowania o przypadkach korupcji odpowiednio: organów przedsiębiorcy lub kierownika jednostki finansów publicznych.

     Niestety, projekt ustawy nie wyjaśnia i nie podpowiada, jak mają zostać one wdrożone. Nie ma także żadnych oficjalnych wytycznych i zaleceń w tym zakresie, a jedynie dość abstrakcyjne wskazanie, że muszą być skuteczne i nie mogą być pozorne.

DOBRE PRAKTYKI ZGŁASZANIA KORUPCJI. CZYLI JAKIE?

Wiele firm, głównie sektora prywatnego, dawno już wdrożyło antykorupcyjne rozwiązania, przy okazji wprowadzania systemów compliance. Procedury zgłaszania nieprawidłowości są jednym z zaleceń normy - ISO 19600 (zarządzanie systemem zgodności).

W wielu podmiotach, także publicznych, można spotkać wdrożone rozwiązania do zgłaszania przypadku podejrzenia nadużyć lub innych nieprawidłowości. Funkcjonują w nich odpowiednie procedury, wytyczne opisujące sposób postępowania oraz regulacje dotyczące ochrony zgłaszających przed możliwym odwetem.

W wielu organizacjach wprowadzone zostały środki techniczne umożliwiające przekazywanie informacji w sposób anonimowy: za pośrednictwem specjalnej linii telefonicznej, poczty elektronicznej lub aplikacji do przesyłania informacji.

Wdrożone zostały też odpowiednie procedury poufnego wyjaśniania tych podejrzeń, przez wskazane osoby w organizacji. Najczęściej są to tzw. oficerowie compliance lub pełnomocnicy ds. przeciwdziałania korupcji.

     Wiele podmiotów, szczególnie jednostek sektora finansów publicznych, mniejszych firm oraz tych, które nie otrzymały przykładów i wskazówek od swych koncernów międzynarodowych, dopiero teraz zetknie się z obowiązkiem stosowania procedur zgłaszania i reagowania na przypadki korupcji. Może to być dla nich złożony problem i to nie tylko we wdrożeniu, ale także w przekonaniu pracowników do tego typu rozwiązań.

     Dodatkowym, choć innego rodzaju, argumentem przekonującym za jak najszybszym wdrożeniem tych procedur może być określona w projekcie ustawy o jawności życia publicznego sankcja. I nie tylko za ich niewprowadzenie, ale także brak skuteczności lub pozorność w ich funkcjonowaniu. Nie chodzi więc tylko o samo ich przygotowanie i ogłoszenie w organizacji. Procedury zgłaszania można samemu napisać, a wkrótce prawdopodobnie także znaleźć wiele takich przykładów w Internecie. Tyle, że w przypadku przedstawienia zarzutów pracownikowi przedsiębiorstwa lub jednostki finansów publicznych obligatoryjnie należy się spodziewać kontroli CBA, która sprawdzi istnienie i skuteczność tych środków antykorupcyjnych.

     Żartów nie ma. Można zwlekać, tylko oby nie okazało się, że jest już za późno na wdrażanie, a co dopiero przygotowanie rozwiązań. Funkcjonariusze CBA mogą być bardzo dociekliwi, a kary i skutki bardzo dotkliwe.

JAKIE SĄ WIĘC DOBRE PRAKTYKI?

Jednostki sektora finansów publicznych mogą oczekiwać wskazówek, opracowanych np. przez CBA. W przyjętym miesiąc temu Rządowym Programie Przeciwdziałania Korupcji na lata 2019-20 można znaleźć jedno z zadań, które mówi o opracowaniu wytycznych dotyczących jednolitych rozwiązań organizacyjnych i prawnych w zakresie przeciwdziałania korupcji w administracji (jest to zadanie Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego). Choć zadanie bardzo ogólnie zapisano, może być to interpretowane jako przygotowanie wskazówek dla tworzenia procedur, o których mowa w ustawie o jawności życia publicznego.

     Ustawa może wejść w życie już niedługo. Termin zaplanowano na 1 marca 2018 r. Nie sądzę jednak, aby do tego czasu powstały wytyczne w zakresie procedur zgłaszania przypadków propozycji korupcyjnych.

     Jest wiele dobrych przykładów procedur stosowanych w różnych firmach oraz rozwiązań, także technicznych, dla zgłaszania takich informacji w sposób zapewniający anonimowość i poufność informacji. Spotkałem się z takimi rozwiązaniami i uważam, że system opracowany przez firmę e-nform, służący m.in. do anonimowego i bezpiecznego dialogu z sygnalistami jest w tej chwili jednym z najlepszych na rynku.

WYTYCZNE I WSKAZÓWKI Z NORMY ISO 37001

Inspiracji i dobrych rozwiązań w obligatoryjnym zwalczaniu łapownictwa można poszukać w wymaganiach i wytycznych międzynarodowej normy opisującej system zarządzania antykorupcyjnego ISO 37001 (PN-ISO 37001:2017-05). Wskazano w niej konieczność wdrożenia procedur, które:

  • zachęcają i umożliwiają zgłaszanie w dobrej wierze lub na podstawie uzasadnionego przekonania prób korupcji, podejrzeń o korupcję lub faktycznej korupcji, jak również wszelkich naruszeń lub słabych punktów systemu zarządzania antykorupcyjnego (bezpośrednio lub przez odpowiedzialną osobę trzecią),
  • umożliwiają zgłoszenia anonimowe,
  • traktowane będą przez organizację jako poufne, chronić będą tożsamości osoby zgłaszającej oraz innych osób, których zgłoszenie i dochodzenie dotyczy lub zostały w nim wymienione, jedynie z wyjątkiem zakresu niezbędnego do przeprowadzenia dochodzenia,
  • będą zapobiegać ewentualnemu odwetowi i będą chronić osoby zgłaszające przed zemstą za to, że w dobrej wierze lub na podstawie uzasadnionych przypuszczeń poinformowały lub zgłosiły takie informacje,
  • będą umożliwiały pracownikom uzyskanie wiedzy i porad od odpowiednich osób, co robić w przypadku obaw lub sytuacji, w której może mieć miejsce korupcja.

Norma wskazuje także, aby pracownicy mieli pełną wiedzę na temat procedur zgłaszania i byli w stanie je zastosować (czyli nie mogą być pozorne), by posiadali wiedzę o swoich prawach i zabezpieczeniach przewidzianych w tych procedurach.

     Warto zwrócić uwagę na jedną z wytycznych normy ISO 37001, dotyczącą stworzenia dla pracownika możliwości uzyskania informacji i porady w przypadkach wątpliwości co do zachowań korupcyjnych. Oczywiście wiedza ta musi pochodzić od kompetentnych i przygotowanych osób, które wytłumaczą sposób postępowania i pomogą w wyjaśnieniu sprawy lub właściwym działaniu zapobiegającym korupcji.

     Wytyczne normy mogą stanowić pewne wskazówki do wdrożenia odpowiednich procedur zachęcających do zgłaszania oraz systemów budzących zaufanie pracowników, czyli min. gwarantujących anonimowość i poufność oraz niepodejmowanie działań odwetowych w stosunku do zgłaszającego.

PROSTE ROZWIĄZANIA CZY ZŁOŻONY SYSTEM? SAMODZIELNIE CZY Z UDZIAŁEM DORADCY?

Organizacja musi stworzyć własny indywidualny system zgłaszania. Opracować procedury, wdrożyć system i zapewnić infrastrukturę oraz wyznaczyć osobę do przyjmowania takich zgłoszeń. Oczywiście można poprzestać na najprostszych rozwiązanych, np. zgłaszania kierownictwu firmy drogą mailową. Czy jednak będzie to system skuteczny? A co, jeśli pracownik powie potem funkcjonariuszom CBA, że nie zgłaszał wcześniej podejrzenia korupcji, bo bał się konsekwencji, nie był właściwie przeszkolony lub procedura mu tego nie ułatwiła, a wręcz stanowiła utrudnienie.

     Każde z rozwiązań musi być dostosowane do danej organizacji. Wymagać to będzie odpowiedniego przygotowania i kompetencji osób zajmujących się wdrożeniem oraz utrzymanie systemu.

Norma ISO 37001 dopuszcza możliwość skorzystania z partnera biznesowego do zarządzania systemem zgłoszeń w imieniu kooperanta. Może to być dobre rozwiązanie dla podmiotów, które nie mają kompetencji lub możliwości organizacyjnych i kadrowych. Warto jednak, podejmując taką decyzję, skorzystać z wiedzy doradców, którzy mają kompetencje i doświadczenie w tworzeniu systemów rozpoznawania ryzyka korupcji i będą potrafili udzielić porady, jak postępować w takich przypadkach.finisz

KSZTAŁCENIE USTAWICZNE


WYDANIA PAPIEROWE

okladki_portal