W artykule Procedury sygnalizowania korupcji starałem się podpowiedzieć, wskazując przykłady, jak dobrze przygotować procedurę informowania o propozycjach korupcyjnych. Tym razem zwrócę uwagę na postępowanie ze zgłoszeniami podejrzenia korupcji, bo także w tym przypadku brak jest wytycznych i wskazówek, które pozwoliłyby podmiotom zobowiązanym przygotować i wdrożyć procedury w sposób skuteczny i odpowiedni dla nich.

OBOWIĄZEK WYJAŚNIENIA ZGŁOSZONEJ INFORMACJI O PODEJRZENIU KORUPCJI

Naturalnie, opracowanie i wdrożenie samej procedury informowania o podejrzeniu korupcji nie będzie wystarczające dla rozpoznania tego zjawiska. Możliwe będzie jedynie uzyskanie wiedzy o przypadkach, a jeszcze częściej o podejrzeniach łapownictwa. Sam opis sposobu informowania kierownika jednostki finansów publicznych czy właściwych organów przedsiębiorcy, to dopiero pierwszy krok.

Każda informacja i zgłoszone podejrzenie musi zostać wyjaśnione, inaczej nie da się wykryć czy zapobiec popełnieniu przestępstwa. W projekcie ustawy o jawności życia publicznego nałożony został obowiązek „opracowania i wdrożenia wewnętrznych procedur postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości”. Zapis ten wskazuje, że nie chodzi tu jedynie o informacje o propozycjach korupcyjnych. Zgodnie z ustawą, wprowadzone środki przeciwdziałające tworzeniu otoczenia korupcyjnego w organizacji mają być skuteczne. W związku z tym, postępowanie to dotyczyć musi także zgłoszeń o działaniach sprzyjających takim praktykom lub mającym wpływ na funkcjonowanie innych procedur antykorupcyjnych.

REGULACJE DOTYCZĄCE WEWNĘTRZNYCH POSTĘPOWAŃ

Regulacje postępowania w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w mniejszym lub większym stopniu funkcjonują już w różnego rodzaju organizacjach. Dotyczą rozpoznawania wszelkiego rodzaju przypadków nadużyć i korupcji. Jednak stworzenie systemu rozpoznawania zgłoszonych przypadków będzie dla większości podmiotów poważnym wyzwaniem.

Nowe przepisy wymagają, by procedura nie tyko została wdrożona, ale by była skuteczna, a nie ustanowiona dla pozoru. Dlatego w przypadku przedstawienia zarzutów korupcyjnych pracownikowi, funkcjonariusze CBA sprawdzać będą również sposób, w jaki próbowano wyjaśnić zgłoszone nieprawidłowości, oraz kroki, jakie podjęto w celu naprawy. Te czynniki będą miały zasadnicze znaczenie dla oceny Biura. Dlatego też procedury postępowania powinny obejmować cały proces - od momentu zgłoszenia, aż po wyjaśnienie okoliczności.

Pewnych wzorców dla takich procedur można poszukać w wytycznych normy ISO 37001 – systemu zarządzania antykorupcyjnego.

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU PODEJRZENIA KORUPCJI wg NORMY ISO 37001

Norma ISO nakazuje, aby ustanowiona w organizacji procedura postępowania w przypadku podejrzenia korupcji wymagała:

• oceny każdego przypadku zgłoszenia zaistniałego podejrzenia korupcji, co może oznaczać obowiązek zbadania każdego zgłoszenia - także anonimowego,
• przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego konkretnego przypadku podejrzenia ewentualnej korupcji lub naruszenia zasad określonych w organizacji (np. polityki antykorupcyjnej, kodeksu antykorupcyjnego),
• oceny niezgodności z wprowadzonym systemem antykorupcyjnym, zarówno tych, które zostały zgłoszone, wykryte lub co do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że nie funkcjonują właściwie,
• określenia dalszych działań w przypadku ujawnienia (w wyniku postępowania) przypadku korupcji lub naruszenia zasad antykorupcyjnych (np. polityki antykorupcyjnej, kodeksu antykorupcyjnego), bądź też niezgodności z wprowadzonym systemem antykorupcyjnym,
• nadania odpowiednich uprawnień osobom prowadzącym czynności wyjaśniające,
• współpracy pracowników organizacji w ramach prowadzonego postępowania w sprawie zgłoszenia,
• poinformowania o statusie oraz wynikach postępowania osobę odpowiedzialną za przestrzeganie przepisów antykorupcyjnych (np. oficera compliance, pełnomocnika ds. przeciwdziałania korupcji) tak, aby wiedza na ten temat mogła być zgromadzona i przeanalizowana,
• prowadzenia postępowania z zachowaniem poufności oraz aby wyniki śledztwa stanowiły informacje poufne.

Postępowanie takie musi być prowadzone przez pracowników niezwiązanych z rolą lub stanowiskiem podlegającym badaniu. Organizacja – zgodnie z normą ISO 37001 - może wyznaczyć partnera biznesowego (doradcę, firmę konsultingową, kancelarię prawną) do prowadzenia postępowania oraz przedstawienia raportu z jego wyników.

DODATKOWE ZALECENIA WG NORMY ISO 37001

Dodatkowe zalecenia normy wskazują, że procedura powinna być dostosowana do organizacji i określać, kto odpowiada za podjęcie decyzji o sposobie prowadzenia postępowania. Mała organizacja może wdrożyć procedurę, w której wszystkie problemy, niezależnie od wagi, będą zgłaszane przez osobę odpowiedzialną (np. oficera compliance) bezpośrednio kierownictwu, które podejmować będzie decyzję o dalszym sposobie postępowania.

Większe organizacje mogą określić katalog zgłoszeń rozpatrywany bezpośrednio przez uprawnione osoby, które okresowo składać będą raport dotyczący ujawnionych przypadków i sposobu ich wyjaśnienia. Jedynie w przypadku poważniejszych naruszeń zgłoszenie przekazywane będzie bezpośrednio kierownictwu.

Zgadzałoby się to z wymogami projektu ustawy o jawności życia publicznego, która mówi o procedurze przekazywania informacji kierownictwu tylko o propozycjach korupcyjnych.

DOBRE PRAKTYKI I EKSPERCKIE WSPARCIE

Przygotowując procedury i prowadząc później w oparciu o nie postępowanie, pozyskując dowody, należy pamiętać, aby same regulacje i wykonywane na ich podstawie czynności nie naruszały przepisów prawnych, w tym praw osób, których mogą dotyczyć.

W załączniku do normy ISO 37001 zawarte zostały przykłady działań i zalecenia, jakie można zastosować w ramach wprowadzania procedury postępowania w sprawie zgłoszenia korupcji w organizacji. Nie stanowią one wytycznych, a jedynie dobre praktyki, które mogą pomóc organizacji wdrożyć w sposób racjonalny i proporcjonalny środki antykorupcyjne.

Zawsze można też sięgnąć po ekspercką poradę od osób posiadających nie tylko wiedzę o sposobie wdrażania wewnętrznych procedur wyjaśniania nieprawidłowości, ale i doświadczenie w tym zakresie.