Zarządzanie ryzykiem na stałe wpisało się nie tylko w polskie prawodawstwo (art. 68 ust.2p.7 uofp), ale również w kulturę organizacyjną jednostek sektora finansów publicznych (jsfp). Wśród procesów wspierających ich działalność podstawową są m.in. zamówienia publiczne. Ostatnia nowelizacja PZP wskazała na istotne elementy zmian w podejściu do obsługi zamówień publicznych i wynikającego z niej ryzyka. Punktem zwrotnym w zamówieniach publicznych jest z pewnością dążenie do coraz większej pewności, przewidywalności oraz integracji samego procesu zamówień publicznych z innymi procesami i systemami funkcjonalnymi o jsfp. Integracja skutkuje zaprojektowaniem systemu zarządzania ryzykiem w zamówieniach publicznych w taki sposób, aby główne cele procesu z.p. stanowiły realne wsparcie jednostki, pomagające osiągać założone cele przy akceptowalnym poziomie ryzyka.

W środowisku nieprzewidywalnym, szybkozmiennym i zwirtualizowanym, coraz trudniej jest funkcjonować jsfp stroniącym od świadomego wyboru i wdrożenia innowacyjnych metod zarządzania ryzykiem, jakim są niewątpliwie narzędzia informatyczne, wspomagające ten proces. Jednym z nich, który wpisuje się w heterogeniczny model zarządzania jsfp, jest  narzędzie IT wspomagające zarządzanie ryzykiem w zamówieniach publicznych – zintegrowane z kontrolą zarządczą, systemowe, dojrzałe i finansowo uzasadnione.

Nowoczesne zarządzanie wymaga nowoczesnych narzędzi
GRC MANAGER to system pozwalający na utrzymywanie szeroko rozumianego ładu organizacyjnego, zarządzanie ryzykiem oraz weryfikację funkcjonowania organizacji (przedsiębiorstwa) pod względem zgodności z regulacjami prawnymi, normami oraz przepisami wewnętrznymi lub zewnętrznymi (compliance). Jego podstawową funkcją jest monitoring bieżących czynności pracowników pod kątem stosowania prawa, regulacji i zasad  best practicies. GRC to w nowoczesnych firmach wyraz wiarygodności i odpowiedzialności.
Dlaczego nowoczesna firma stosuje narzędzia GRC?
Oprogramowanie GRC umożliwia uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że pracownicy:

• wykonują swoje obowiązki zgodnie z przepisami prawa,
• w zadaniach wykonywanych na co dzień uwzględniają wewnętrzne procedury i decyzje kierownika jednostki,
• działają etycznie i pod właściwym nadzorem,
• podlegają w równym stopniu monitorowaniu jak i samoocenie,
• łączą zasady compliance z codziennymi obowiązkami,
• w swojej pracy uwzględniają nie tylko wewnętrzne regulacje ale również regulacje organów nadzorczych, kontrolnych i założycielskich,
• pracują na podstawie zdefiniowanych, międzynarodowo uznanych standardów, najlepszych praktyki, reguł rynku, w pełni dostosowanych do specyfiki działalności firmy,
• uwzględniają zarządzanie ryzykiem i podejmują prawidłowe decyzje w warunkach ryzyka,
• stosują zasady najlepszych praktyk branżowych, rynkowych czy sektorowych,
• nawiązują relacje z interesariuszami, zgodne z zasadami przejrzystości i wiarygodności,
• asymilują nowoczesne systemy zarządzania organizacjami publicznymi.

Główne punkty użyteczności narzędzi zarządzania ryzykiem w zamówieniach publicznych
Najbardziej użytecznym jest wykorzystywanie i automatyzacja powszechnie spotykanego typu kontroli tzw. kontroli prewencyjnej, która stanowi najbardziej użyteczną i efektywną formę zapewniania zgodności. Ryzyko zostaje wyeliminowane już w początkowej fazie procesu, zanim dojdzie do przetwarzania danych błędnych lub danych o niskiej jakości. Ma to nieocenione znaczenie dla jednostki, ponieważ zaoszczędza czas i pracę wielu wykwalifikowanych osób w jednostce. Każdy etap weryfikacji procesu jest należycie udowodniony – każde działanie jest weryfikowane na zgodność z prawem i wewnętrznymi procedurami jednostki, czym znakomicie wypełnia dyspozycje art. 68 ust2 p.1 ustawy o finansach publicznych. Dzięki nowoczesnemu systemowi IT do zapewnienia zgodności i zarządzania ryzykiem jednostka dysponuje pełną tzw. „ścieżką audytu” danego zamówienia.

Narzędzie GRC Manager może być z powodzeniem stosowane do kontroli wielu jednostek zależnych, stowarzyszonych lub prowadzonych, w ramach działalności jednej jednostki macierzystej.

Cały artykuł można przeczytać w KontrolerINFO Nr 5 (październik 2016):
Zarządzanie ryzykiem w zamówieniach publicznych